Помощь: Порядок составления штатного расписания в коммерческих организациях
Штатное расписание организации является локальным нормативным актом, наличие которого необходимо для организаций любых организационно-правовых форм. Установление порядка разработки и утверждения штатного расписания является прерогативой нанимателя. Чаще всего оно составляется специально уполномоченным лицом нанимателя, а утверждается руководителем организации.
Согласно ст.1, 19, 61 Трудового кодекса РБ (далее — ТК РБ) наниматели любых организационно-правовых форм могут заключать трудовые договоры с работниками только на вакантные профессии или должности, предусмотренные штатным расписанием.
Подготовительная работа по составлению штатного расписания
Прежде чем приступить к формированию штатного расписания, в организации необходимо изучить ряд нормативно-правовых актов. Так, постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 28.04.2006 № 54 утверждены Рекомендации по организации заработной платы на основе Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь, в приложении 3 к которым определен порядок разработки штатного расписания в коммерческих организациях. Кроме того, перед составлением штатного расписания следует провести подготовительную работу, включающую в себя:
— расчет численности работников с учетом предполагаемых объемов работ (услуг), их трудоемкости. При этом используются утвержденные нанимателем следующие виды норм труда: нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания, нормы численности, нормы управляемости и др. Названные нормы труда определяются по нормативным материалам, разрабатываемым, как правило, на межотраслевом, отраслевом и местном уровнях;
— подготовку документов, способствующих обеспечению полной и равномерной загрузки работников в течение года. Численный и профессионально-квалификационный состав работников должен соответствовать комплексу работ планируемого периода. Штатное расписание чаще всего составляется на календарный год;
— установление наименований профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию работ и обязанностей, предусмотренных соответствующими разделами квалификационных характеристик;
— тарификацию работ и рабочих мест на основе тарифно-квалификационных характеристик; отнесение работников к соответствующим квалификационным разрядам, классам, категориям;
— распределение работников по структурным службам, подразделениям, рабочим местам;
— разработку и утверждение локальных нормативных актов, определяющих формы, системы и размеры оплаты труда работников, их тарифные ставки (оклады), а также дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера;
— расчет фонда заработной платы.
Таким образом, штатным расписанием определяются наименования должностей, специальностей и профессий, квалификация, размеры должностных окладов (тарифных ставок), место работника в общей структуре трудового коллектива и другие необходимые сведения. В штатном расписании закрепляются организационная структура, штатный состав и штатная численность организации в соответствии с ее уставом (положением).
Форма и содержание штатного расписания
Порядок оформления реквизитов штатного расписания регламентируется Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в соответствии с которым к штатному расписанию предъявляются требования по составлению, содержанию и расположению основных его реквизитов. В его форму могут вноситься необходимые для конкретной организации реквизиты, учитывающие сложившиеся особенности организации производства, труда, управления и др.
Примерная форма штатного расписания
ОДО «Ударник» ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ 04.01.2007 № 5 г.Минск (место издания) на 2007 год УТВЕРЖДАЮ штат в количестве 25 единиц с месячным фондом заработной платы 10 500 000 руб. Директор Иванов П.А.Иванов (подпись) (фамилия, инициалы) 04.01.2007 (дата) Печать организации, учреждения Вводится в действие с 01.01.2007 Группа ставок руководителей и специалистов I Тарифная ставка первого разряда установлена в размере 160 000 руб. № п/п Наиме-нование струк-турных подраз-делений и должностей служащих (профессий рабочих) Коли-чес-тво штат-ных еди-ниц Ква-лифи-кацион-ные раз-ряды (клас-сы, кате-гории) Тариф-ные разряды по ЕТС Тарифные коэф-фициенты по ЕТС (кратные размеры тарифной ставки первого разряда) Месячный должностной оклад (ставка) в рублях Месячный фонд зара-ботной платы в рублях Примечание тариф-ный долж-ностной оклад (тариф-ная ставка) расчет-ный долж-ностной оклад (расчет-ная ставка) долж-ностной оклад (ставка) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Директор 1 — 17 3,98 636 800 675 008 1 012 512 1 012 512 +6,0% межразряд. разница, 50% контракт Главный бухгалтер 1 — 16 3,72 595 200 630 912 883 277 883 277 +6,0% межразряд. разница, 40% контракт -/- -/- -/- Секретарь 1 — 6 1,90 304 000 304 000 304 000 304 000 Водитель автомобиля 1 2 — 2,08 332 800 332 800 332 800 332 800 и т.д. Уборщик помещений 2 2 1,16 185 600 204 160 204 160 204 160 Повышение 10% Всего 10 500 000
Экономист по труду* Сидоров И.Г. Сидоров (подпись) (инициалы, фамилия)
* Указывается наименование должности должностного лица нанимателя, уполномоченного подписывать (составлять) штатное расписание.
Группа ставок руководителей и специалистов устанавливается для организаций в соответствии с приложением 5 к Инструкции о порядке применения Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 20.09.2002 № 123 (в ред. постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 22.12.2006 № 162) (далее — Инструкция о порядке применения ЕТС), в зависимости от основного вида экономической деятельности, осуществляемого организацией, и определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Виды экономической деятельности» (ОКЭД). Распределение организаций производится по трем группам ставок руководителей и специалистов. Исходя из этого определяются тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты руководителей и специалистов. Например, в организации, относящейся к I группе ставок руководителей и специалистов, тарификация специалиста высшего уровня квалификации может производиться по 10-му разряду ЕТС, в организации, относящейся ко II группе ставок руководителей и специалистов, — по 11-му разряду ЕТС, а в организации, относящейся к III группе ставок руководителей и специалистов, — по 12-му разряду.
Согласно приложению 10 к Инструкции о порядке применения ЕТС в зависимости от списочной численности устанавливаются тарифный разряд и соответствующий ему тарифный коэффициент руководителя организации. Например, для торговых организаций (I группа ставок руководителей и специалистов) они следующие:
с численностью до 20 человек — 16-й разряд;
с численностью от 21 до 100 человек — 17-й разряд;
с численностью от 101 до 300 человек — 18-й разряд.
Для организаций, относящихся ко II группе ставок руководителей и специалистов, тарифный разряд руководителя организации определяется так:
с численностью до 20 человек — 17-й разряд;
с численностью от 21 до 100 человек — 18-й разряд;
с численностью от 101 до 300 человек — 19-й разряд.
Тарифный разряд первого заместителя руководителя организации (или главного инженера) устанавливается на 1 разряд ниже разряда руководителя организации.
Тарифные разряды заместителей руководителя организации, главного бухгалтера устанавливаются на 1-2 разряда ниже тарифного разряда первого заместителя руководителя организации (или главного инженера).
При отсутствии в штатном расписании должности первого заместителя руководителя организации (или главного инженера) тарифные разряды заместителей руководителя организации и главного бухгалтера могут устанавливаться на 1-2 разряда ниже тарифного разряда руководителя организации.
Тарифный разряд помощника руководителя организации устанавливается на 1-2 разряда ниже тарифного разряда заместителя руководителя организации.
Тарифные разряды заместителей главного бухгалтера, заместителей руководителей структурных подразделений устанавливаются на 1-2 разряда ниже разрядов главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений соответственно.
Тарифный разряд руководителя обособленного подразделения может быть установлен коллективным договором, соглашением или нанимателем в зависимости от списочной численности работников подразделения согласно приложению 10 к Инструкции о порядке применения ЕТС либо по одному из уровней управления согласно приложению 1 к этой же Инструкции.
Порядок тарификации заместителей руководителя, главного бухгалтера, заместителей главного бухгалтера обособленного подразделения аналогичен порядку, установленному пп.29 и 31 Инструкции о порядке применения ЕТС.
Целесообразность и обоснованность создания того или иного структурного подразделения, введение в штат той или иной должности руководителя подразделения должны увязываться с нормативами его численности (нормами управляемости) (пп.21 и 22 Инструкции о порядке применения ETC), в соответствии с которыми:
управление, служба могут создаваться при численности работников в их штате не менее 7 человек (включая должность руководителя);
отдел может создаваться при численности работников в его штате не менее 4 человек, включая должность руководителя;
количество заместителей руководителя организации устанавливается в зависимости от количества осуществляемых видов и направлений деятельности структурных подразделений, списочной численности работников и выполняемых функций;
должность менеджера вводится при осуществлении управленческих функций по одному из видов деятельности и руководству подчиненными работниками (не менее двух).
Нормы управляемости при создании производственных структурных подразделений (цех, участок) определяются нанимателем.
Как правило, по должностям специалистов, в т.ч. экономистов, предусмотрено внутридолжностное категорирование по оплате труда: например, экономист, экономист II категории, экономист I категории. Специалисты (экономисты, бухгалтеры, товароведы и др.) организаций, относящихся к I группе, тарифицируются в диапазоне с 10-го по 12-й разряд в зависимости от категории специалиста: специалист — 10-й разряд, специалист II категории — 11-й разряд, специалист I категории — 12-й разряд.
Для тарификации должностей других служащих следует применять приложение 4 к Инструкции о порядке применения ЕТС.
В штатное расписание включают не только должности руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), но и профессии рабочих, которым устанавливаются месячные (часовые) тарифные ставки, а также рабочих со сдельной формой оплаты труда с указанием размера месячной тарифной ставки, соответствующей тарифному разряду рабочего.
Наименование структурных подразделений организации в штатном расписании указывается полностью, без сокращений, в единственном числе, именительном падеже согласно утвержденной нанимателем организационной структуре управления. При наличии в организации обособленных структурных подразделений штатное расписание для них может быть составлено и утверждено отдельно. Если организация имеет сложную структуру управления и значительную численность персонала, штатное расписание может составляться отдельно для аппарата управления и производственного персонала.
Наименования должностей служащих (профессий рабочих) в штатном расписании устанавливаются в точном соответствии с ЕКСД и ЕТКС (ст.19 и 61 ТК РБ), которые регламентируют основные трудовые функции, по которым работники обязуются выполнять работу при заключении трудовых договоров с нанимателями. Установление наименований должностей (профессий) с учетом фактически выполняемой работы — одно из требований соблюдения штатно-финансовой дисциплины, поскольку в соответствии с установленным наименованием должности (профессии рабочего) осуществляется тарификация — отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам и присвоение работникам квалификации.
Расчет размера тарифных должностных окладов (тарифных ставок), предусмотренных в штатном расписании, производится путем умножения тарифной ставки 1-го разряда, установленной в организации, на тарифный коэффициент соответствующего разряда ЕТС или кратный размер тарифной ставки 1-го разряда.
Пунктом 33 Инструкции о порядке применения ЕТС предусматриваются определенные условия и возможности для повышения (уменьшения) нанимателем на основе ЕТС должностных окладов (тарифных ставок). Например, должностные оклады руководителей, специалистов и других служащих могут быть увеличены (уменьшены) в пределах межразрядной разницы (до 7%), если это предусмотрено коллективным договором, соглашением или нанимателем; должностные оклады руководителей, специалистов и других служащих организаций, имеющих в своем подчинении дочерние предприятия, обособленные подразделения (филиалы, представительства), могут быть повышены до 10% (включительно).
Согласно п.2.5 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (с изменениями и дополнениями, внесенными Декретом Президента РБ от 30.08.2002 № 22) работникам, с которыми заключается контракт, наниматель может увеличить расчетный должностной оклад (рассчитанный путем суммирования тарифного должностного оклада (тарифной ставки) и увеличений (уменьшений), предусмотренных соответствующими пунктами Инструкции о порядке применения ЕТС) в размере до 50%, если больший размер увеличения не предусмотрен законодательством, а также установить другие повышения.
Зачастую у субъектов хозяйствования возникает вопрос: можно ли в графах «Надбавки», «Доплаты» штатного расписания не указывать абсолютные значения, а сделать запись «В соответствии с контрактом»? Отметим, что в штатном расписании следует указать конкретную величину увеличения расчетного должностного оклада (в процентах и (или) сумме в рублях), т.е. запись «В соответствии с контрактом» недопустима.
Перечень доплат и надбавок компенсирующего и стимулирующего характера, включаемых в штатное расписание, определяет наниматель. Как правило, это выплаты, размер которых в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину и выплачивается ежемесячно (например, доплаты за совмещение профессий (должностей), увеличение объема работ, надбавки служащим за сложность и напряженность работы, надбавки рабочим за профессиональное мастерство, надбавки за классность водителям автомобилей).
Доплаты за работу в ночное время, во вредных условиях труда, оплата работы в государственные праздники и праздничные дни, сверхурочной работы, работы в выходные дни и некоторые другие в штатное расписание не включаются.
Не включаются в штатное расписание и вознаграждения за стаж работы (надбавки за выслугу лет), так как они не образуют новый оклад и их размер меняется в зависимости от стажа работы конкретного работника.
Утверждение штатного расписания
Штатное расписание утверждается в порядке, предусмотренном уставом организации, учредительным договором, и, как правило, составляется на календарный год. Если отдельные штатные единицы устанавливаются не на полный год, то в графе «Примечание» штатного расписания указывается, на какой период года утверждена данная штатная единица (например, с 01.03.2007 по 15.10.2007). По должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной единицы, в графе «Количество штатных единиц» показывается ее неполная часть (0,5; 0,25 вместо 1).
При необходимости в штатное расписание вносятся изменения и дополнения в таком же порядке и по той же форме, как и при разработке штатного расписания с учетом новых итогов по численности и фонду заработной платы. Эти изменения нумеруются (например, «Изменение 1 к штатному расписанию»). Как правило, в изменения к штатному расписанию дополнительно включаются строки:
«Вводится в штатное расписание:»;
«Исключается из штатного расписания:»;
«Всего по штатному расписанию:».
Исключение и (или) введение в штатное расписание соответствующих штатных единиц производится после издания приказа нанимателя.
Если при наличии вакансии будет принято решение не заполнять ее, а обязанности по вакантной должности будут выполнять другие работники на условиях, например, совмещения должностей (профессий), то об этом издается приказ нанимателя. В таком случае в графе «Примечание» указывается: «Вакансия в связи с совмещением».
При изменении тарифной ставки 1-го разряда целесообразно утвердить новое штатное расписание, так как изменения в данном случае будут вноситься во все строки и графы штатного расписания.
Штатное расписание, как правило, не ведется поименно. Для удобства в работе практикуется дополнительно к утвержденному штатному расписанию ведение штатной книги, в которой учитывается персональный состав работников организации. На основании штатной книги обеспечивается учет списочной численности работников, заполняются имеющиеся вакантные должности. С помощью этого документа имеется возможность определить штатный состав работников на любой период времени.
Нина Анищенко, экономист
Журнал «Главный Бухгалтер» № 14, 2007 г.
Для более детального изучения см.: 1. Пособие
От редакции: С 1 июля 2007 г. в Инструкцию о порядке применения Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь, утвержденную постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 20.09.2002 № 123, на основании постановления Министерства труда и социальной защиты от 29.06.2007 № 95 внесены изменения и дополнения.