Как правильно заполнить книгу кассира?
(Комментарий к п. 14 Положения о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденного постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16)
Порядок заполнения книги кассира в начале рабочего дня (смены)
Кассир, работающий на кассовом оборудовании, должен начать свой рабочий день (смену) с заполнения гр. 1–4 книги кассира, форма которой содержится в приложении 2 к комментируемому Положению (далее – Положение № 924/16) (см. табл. 1).
Заполнение гр. 1–4 книги кассира в начале рабочего дня (смены)
Номер графы книги кассира
Дата рабочего дня (смены)
Суммы наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работы для расходных операций (если такие денежные средства выдавались)
Показания нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены)
Отметим, что порядок выдачи наличных денег кассиру перед началом рабочего дня определен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
Так, необходимую для расходных операций сумму наличных денег перед началом рабочего дня выдает главный (старший по должности) кассир другим кассирам в предварительном порядке под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег (далее – книга учета). Форма этой книги содержится в приложении 4 к Инструкции № 107. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью юридического лица, подразделения. Количество листов в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения.
Книга применяется для учета:
– наличных денег, выданных главным (старшим по должности) кассиром из кассы юридического лица, подразделения другим кассирам;
– возврата наличных денег и кассовых документов по проведенным операциям главному (старшему по должности) кассиру. Книгу учета принятых и выданных кассиром наличных денег ведет главный (старший по должности) кассир.
Кассиры в конце рабочего дня отчитываются перед главным (старшим по должности) кассиром о полученном авансе и принятых наличных деньгах по произведенным операциям под расписку в книге учета (п. 60 Инструкции № 107).
Порядок заполнения книги кассира по окончании рабочего дня (смены)
По окончании рабочего дня (смены) кассир должен:
1) вывести в соответствии с эксплуатационной документацией на кассовое оборудование:
– контрольную ленту – для кассового оборудования с электронным журналом, когда контрольная лента формируется в едином рабочем цикле с чековой лентой при регистрации кассовой операции, но оформляется раздельно.
Требование о формировании контрольной ленты не распространяется на кассовое оборудование с установленным средством контроля налоговых органов;
– суточный (сменный) отчет (Z-отчет) (п. 18 Положения № 924/16);
2) заполнить на основании полученного Z-отчета и подтверждающих документов независимо от наличия или отсутствия продаж в течение дня гр. 5–14 книги кассира (п. 14 Положения № 924/16) (см. табл. 2).
Заполнение гр. 5–14 книги кассира по окончании рабочего дня (смены)
Номер графы книги кассира
Фактические показания нарастающего оборота по кассовому оборудованию в целом.
То есть указываются все полученные в качестве оплаты наличные и безналичные денежные средства, проведенные в течение рабочего дня (смены) через кассовое оборудование
Номер суточного (сменного) отчета (Z-отчета)
Фактическая сумма всех денежных средств, принятых в т.ч. с использованием банковских платежных карточек, проведенная по кассовому оборудованию
Справочно: в гр. 7 указывается сумма выручки за день (смену), которая определяется как разница между суммами гр. 5 и гр. 3 книги кассира
Только наличные денежные средства, проведенные в течение рабочего дня (смены) через кассовое оборудование
Только сумма денежных средств, полученных при расчетах с использованием банковских платежных карточек
Справочно: сумма значений, указанных в гр. 8 и гр. 9 должна быть равна сумме, указанной в гр. 7
Сумма возвращенных наличных денежных средств покупателям (потребителям), если такой возврат имел место в этот рабочий день (смену)
Сумма ошибочно сформированных платежных документов согласно составленному реестру ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования по форме согласно приложению 3 к Положению № 924/16.
К этому реестру должны обязательно прилагаться ошибочно сформированные платежные документы
Заполняется, если денежные средства изымаются из денежного ящика или иного места аналогичного назначения для их последующей сдачи в кассу предприятия либо в банк (включая инкассацию).
В случае если в течение рабочего дня (смены) денежные средства из денежного ящика или иного места аналогичного назначения не изымались, в гр. 12 ставится прочерк
Фактический остаток наличных денежных средств на конец рабочего дня (смены), остающийся в ящике для денег кассового оборудования на конец дня (смены).