Памятка по организации научных мероприятий
1. Определяем формат научного мероприятия (конференция, симпозиум, семинар, круглый стол, коллоквиум и т.д.). Составляем предварительную программу. Определяем предполагаемое количество участников.
Структурное подразделение, в рамках которого планируется провести мероприятие
За 3-4 месяца до проведения мероприятия
2. Подготовка и согласование приказа и сметы на мероприятие
2.1. В случае если предполагаются оргвзносы от участников, необходимо обратиться в Финансовый комитет к Гаврилиной Дарье Юрьевне
2.2. Определяем источник финансирования: выясняем, есть ли средства на проведение мероприятия.
2.3. Подсчитываем предварительные расходы, составляем и утверждаем проект сметы научного мероприятия (необходимо учесть все расходы на проведения мероприятия, в том числе расходы на оплату госпошлины за оформление визы и отправку оригинала приглашения гостю курьерской службой).
Направляем смету на предварительное согласование директору ЦОНАР и начальнику ПЭО
Обращаемся в отдел закупок для определения способа закупки и сроков закупки по каждому пункту сметы (существующий договор кампуса, договор с единственным исполнителем, конкурентная процедура).
2.4. Бронируем аудиторию. Для этого направляем заявку (дата, место проведения, название мероприятия, количество участников, пожелания к техническому оснащению аудитории) по электронной почте диспетчеру той площадки, на которой планируется мероприятие
2.5. Готовим проект приказа научного мероприятия и запускаем его в СДОУ (формы приказов).
В приказ необходимо включить: смету (если предполагаются расходы), программу мероприятия, список участников.В листе согласования необходимо указать: руководителя структурного подразделения, ответственного за организацию мероприятия; начальника общего отдела; директора ЦОНАР; начальника ПЭО и главного бухгалтера; начальника управления маркетинговых коммуникаций; заместителя директора, курирующего фундаментальную науку.
В лист рассылки просим включать Васильеву Ю.С., Борисову И.В., Крутских П.Ю., Аверьянову Ю.В.
Если предполагаются оргвзносы от участников, необходимо за 2-3 месяца создать сайт научного мероприятия (после подписания приказа), обратившись в Управление маркетинговых коммуникаций.
На согласование и подписание приказа уходит от 5 до 14 дней
3. Организация визитов участников мероприятия в НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург
3.1. Оформляем визовые приглашения для иностранных участников мероприятия в соответствии с инструкцией Центра международного сотрудничества
· при организации мероприятия с большим (от 20 чел.) количеством иностранных участников в составе оргкомитета конференции необходимо предусмотреть наличие отдельного сотрудника, ответственного за визовую поддержку;
· в смете приказа необходимо предусмотреть расходы на оформление (оплата госпошлины) и доставку визового приглашения участникам;
· организаторы могут воспользоваться действующим договором с DHL (контактное лицо – Крутских П.Ю.);
· университет не может компенсировать приглашенному лицу расходы по оформлению визы (консульский сбор, страховка и т.д.).
3.2. Организация проезда и проживания участников (если расходы по приглашению участников берет на себя кампус)
· Для организации проезда и проживания участников мероприятия необходимо заключить отдельный договор с внешним агентом, контакты которого может предоставить ЦОНАР.
· Договор необходимо согласовать с руководителем юридического отдела в СДОУ в соответствии с инструкцией.
· Если возникает необходимость в запросе котировок, необходимо обратиться в отдел закупок.
— Бронируем авиа - ж/д билеты (эконом класс); — Заказываем гостиницу (Размещение иностранных гостей в общежитиях кампуса на данный момент невозможно).
- Готовим первичную бухгалтерскую документацию для оплаты счетов (при бронировании билетов и/или гостиницы, оформлении договоров на питание и проч.). Для этого заполняем карточку сопровождения счета, на счетах (оригинал) пишем «Необходимость оплаты подтверждаю», на актах (оригинал) – «Услуга оказана в полном объеме». Подписываем счета и акты у руководителя ЦОНАР . Пакет документов (акты, счета, карточка счета, приказ о проведении мероприятия, подтверждения брони гостиниц, электронные билеты или копии стандартных билетов) сдаем сотруднику ПЭО .
3.3. Организуем трансфер: направляем заявку в Эксплуатационно-технический отдел отдел по форме
4. Для организации питания или культурной программы необходимо оформить также отдельный договор с внешним подрядчиком.
· Уточнить информацию о действующих договорах НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в отделе закупок ;
· Договор необходимо согласовать в СДОУ в соответствии с инструкцией .
· После того, как услуги будут оказаны/товары закуплены, первичная бухгалтерская документация должна быть оформлена согласно п. 3.2. и сдана в ПЭО.
5. Заказываем сувенирную продукцию. Для заказа презентационных товаров Вам необходимо обратиться в Управление маркетинговых коммуникаций, направив запрос по корпоративной почте.
6. Для заказа печатной продукции (бейджи, сертификаты участников, плакаты, раздаточный материал и т.д.) необходимо обратиться в Управление маркетинговых коммуникаций.
Также необходимо направить письмо на корпоративную почту начальнику Отдела оперативной полиграфии для согласования заказа и сроков, далее необходимо заполнить заявку , подписать ее и оставить в ячейке Отдела полиграфии в приемной директора.
7. Направляем заявку на обеспечение сопутствующими товарами (питьевая вода для участников, форма для бэйджей, папки) по корпоративной почте в Отдел материально-технического обеспечения . После согласования заявки составляем служебную записку на имя директора кампуса о необходимости закупки.
8. При необходимости подключения волонтеров для организационной поддержки в ходе мероприятия обращаемся в Отдел по внеучебной и воспитательной работе .
За 1-2 месяца до проведения мероприятия
9. Размещаем анонс о научном мероприятии на корпоративном сайте структурного подразделения в соответствии с Регламентом учета научных мероприятий, организуемых НИУ ВШЭ или проводимых с его участием .
Создаем страничку научного мероприятия с формой электронной регистрации. Если предполагаются оргвзносы от участников, необходимо за 2-3 месяца создать страничку научного мероприятия.
Для размещения анонса на главной странице сайта кампуса и создания страницы мероприятия необходимо обратиться в Управление маркетинговых коммуникаций.
10. Направляем служебную записку в Управление по информационным технологиям при необходимости технической поддержки мероприятия с указанием контактов лица, ответственного за проведение мероприятия, даты и места проведения.
11. Направляем по корпоративной почте служебную записку на проход участников в здание кампуса, где будет проводиться мероприятие, в отдел безопасности и режима (на имя руководителя отдела).
12. Если в мероприятии планируется участие иностранных гостей, в СДОУ направляем служебную записку и программу мероприятия А.А. Цветкову.
В лист рассылки служебной записки просим ставить Крутских П.Ю.
13. Обеспечение и контроль постановки иностранных участников мероприятия на миграционный учет
ВАЖНО:
· если срок визита иностранных граждан составляет более 7 дней, то гостю необходимо в течение 2 дней после приезда в СПб встать на миграционный учет по месту проживания – в гостинице или у собственника квартиры (AirBnB).
· Размещение иностранных гостей в общежитиях кампуса на данный момент невозможно.
В течение 20 дней после проведения мероприятия
14. По результатам проведения научного мероприятия составляем отчет и отправляем его в ЦОНАР не позднее 20 дней со дня окончания мероприятия
Также размещаем отчет о проведенном мероприятии на сайте структурного подразделения.