Оформление документов для сдачи в архив
По завершении процедуры ликвидации ликвидатор должен сдать документы в территориальный архив по месту нахождения организации. В статье приводятся образцы оформления документов, подлежащих сдаче.
В архив сдаются:
• документы по зарплате (лицевые карточки работников, расчеты и табели);
• приказы по кадрам;
• уставные документы (устав со всеми приложениями, учредительный договор (если есть) – со всеми приложениями);
• протоколы общего собрания участников (для хозяйственных обществ);
• иные документы, касающиеся управленческой деятельности юридического лица.
Перечень документов и порядок их передачи следует уточнять в соответствующем архиве.
Перечень документов, необходимых для передачи на хранение в
государственное учреждение «Минский городской архив»
Документы о создании организации (Устав, учредительный договор, копия свидетельства о регистрации) – все редакции
Документы о ликвидации организации (протокол, решение, ликвидационный баланс) – копии
Бухгалтерская (финансовая) отчетность, в т.ч. пояснительная записка (примечание к годовой отчетности) – только годовые бухгалтерские балансы
Статистические отчеты по основным направлениям деятельности (годовые)
Протоколы собраний учредителей или решения учредителя
Приказы по основной деятельности (о структурных изменениях в организации, по учетной политике, о наделении правом подписи документов, о введении штатного расписания, об изменении должностных окладов)
Приказы по личному составу (прием, перемещение, увольнение, загранкомандировки, премирование, отпуск по уходу за ребенком)
Лицевые счета по заработной плате,
либо расчетные листки по начислению заработной платы, либо расчетные ведомости по зарплате,
либо книга по начислению заработной платы
Личные карточки уволенных работников (ф. Т-2)
Личные дела на работников (если были сформированы в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников от 26.03.2004 № 2)
Невостребованные трудовые книжки
Документы на хранение принимаются сформированными в дела согласно прилагаемому Перечню. Документы формируются в дела в пределах года и располагаются в хронологической последовательности (по датам – более ранний документ сверху (например, 2001 г.), последний снизу (например, 2016 г.)). В каждом деле перед документами помещается чистый лист бумаги, за документами – лист-заверитель дела.
Дела, передаваемые на хранение, подлежат полному оформлению:
1) полистно просмотреть документы, удалить черновики, все скрепки и скобы;
2) подшить дела в 4 прокола в картонную папку;
3) пронумеровать документы простым карандашом в правом углу. Чистые листы не нумеруются. На последнем чистом листе на лицевой стороне сделать запись: «В деле подшито и пронумеровано ….. количество листов», поставить подпись и дату;
4) на обложку дела вынести полное название организации и заголовки дел (заголовки взять из Перечня документов, необходимых для передачи в городской архив);
5) на обложку дела вынести крайние даты дел;
6) указать на обложке дела количество листов, пронумерованных в деле;
7) составить опись дел по прилагаемым образцам.
В городской архив опись представляется в 3 экземплярах.
Общество с ограниченной ответственностью «С»
дел постоянного срока хранения
и по личному составу
за 2001–2016 годы
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА
к фонду общества с ограниченной ответственностью «С»
за 2001–2016 годы
Общество с ограниченной ответственностью «С» было создано на основании решения общего собрания участников общества от 04.12.2000 г.
Общество с ограниченной ответственностью «С» было зарегистрировано решением Мингорисполкома от 25.01.2001 в ЕГР № 190403000. Тогда же был зарегистрирован и его Устав.
Участниками общества являлись:
– Иванов Иван Иванович, гражданин Республики Беларусь, паспорт МР 0115555, личный номер № 3111111А034РВ5, выдан 01.06.1998 г. Октябрьским РУВД г. Минска, проживающий по адресу: ____________________________________;
– Петров Петр Петрович, гражданин Республики Беларусь, паспорт МР 0666666, личный номер № 4111111А049РВ5, выдан 21.10.2000 г. Октябрьским РУВД г. Минска, проживающий по адресу: ____________________________________.
Внеочередным общим собранием участников ООО «С» от 18.06.2007 г. принята новая редакция Устава.
Согласно Уставу общество являлось юридическим лицом, имело самостоятельный баланс, расчетный счет, печать, штампы и иные реквизиты со своим наименованием.
Основной целью деятельности общества являлась хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли для удовлетворения экономических и социальных интересов учредителей.
Основными видами деятельности являлись: оптовая торговля, оказание транспортных услуг.
Согласно протоколу общего собрания участников ООО «С» от 24.01.2016 № 2 было принято решение о ликвидации общества.
В результате ликвидации проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения и по личному составу за 2001–2016 годы и составлена опись № 1.
В опись № 1 включены следующие документы: документы о создании и ликвидации (протоколы, Устав, копия свидетельства о регистрации), протоколы собраний учредителей, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, расчетные ведомости по зарплате.