4.2. ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЦИИ
Структура и виды документации ТПУ отражены в Положении о документообороте ТПУ и включает в себя следующие документы:
• входящая документация – документы, поступившие в ТПУ извне;
• внутренние документы – документы, которые составляются,
исполняются и хранятся в ТПУ и не выходят за его пределы (организационные
документы, распорядительные документы, информационно-справочные документы, договоры и соглашения, одной из сторон которых выступает ТПУ);
Страница 9 из 63
Руководство по качеству
• исходящие документы – официальные документы, отправляемые из
Внутреннюю документацию СМК ТПУ можно представить в виде иерархии
Все документы СМК первых четырех уровней оформляются как на
бумажных, так и электронных носителях, вводятся в действие приказами ректора/проректоров, систематически анализируются на предмет актуальности. Требования к управлению записями по качеству представлены в разделе 4.2.4 РК и
ДП ТПУ 4.2.4 «Управление записями по качеству».
Рис. 1. Иерархия документации СМК ТПУ.
4.2.2. РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ
Ответственным за разработку, рассылку, мониторинг и внесение изменений в РК является директор ЦК.
Все официально издаваемые экземпляры РК нумеруются и регистрируются в Центре качества. Контрольный экземпляр утвержденного РК хранятся в бумажном
виде в ЦК. Скан-версия электронного экземпляра РК находится на портале ЦК и доступно для сотрудников. При необходимости, экземпляры РК могут выдаваться внешним аудиторам, партнерам университета и клиентам.
В РК могут вноситься изменения. Все основные изменения проходят через Совет ТПУ по качеству, осуществляющий свою деятельность в соответствии с
Положением. Процедура разработки РК, внесения изменений определена в ДП ТПУ 4.2.3 «Управление документацией».
Пересмотр РК осуществляется по мере необходимости, но не реже чем один раз в три года с целью актуализации. РК может подлежать также внеплановому пересмотру при изменении Политики или Целей в области качества, реструктуризации системы управления университета и т.д. Инициировать изменение
Страница 10 из 63
Руководство по качеству
РК могут: Ректор, начальник УПР/Уполномоченный по качеству, Совет ТПУ по
качеству, директор ЦК.
Проверка соблюдения требований РК производится во время внутренних и
внешних аудитов. При переиздании РК все бумажные экземпляры предыдущего издания признаются недействительными и подлежат изъятию. Устаревшие электронные варианты РК заменяются актуальными.
Положение о Совете ТПУ по качеству ДП ТПУ 4.2.3 «Управление документацией»
4.2.3. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СМК
Целью управления документацией является обеспечение постоянной актуализации, пригодности и доступности документов для сотрудников.
Управление документацией осуществляется в соответствии с Положением о
документообороте, Инструкцией по делопроизводству ТПУ, а также ДП 4.2.3 «Управление документацией». В ТПУ разработан и введен в действие перечень документации СМК (Приложение 1 к ДП ТПУ 4.2.3 «Управление документацией»). В
целях эффективного управления учебно-методической документацией основных
образовательных программ, в ТПУ действует Положение об организации разработки учебно-методического, нормативно-методического и информационного обеспечения образовательных программ.
Документированная процедура «Управление документацией» обеспечивает:
использование только имеющей силу и идентифицированной
соответствующим образом документации ;
• определение структуры и правильность оформления документации
• разработку, согласование и утверждение документации;
• идентификацию изменений документов;
• управление документацией внешнего происхождения и ее рассылку внутри Университета;
• распределение и актуализацию документов;
• изъятие устаревших документов из обращения.
Положение о документообороте устанавливает:
• порядок ведения делопроизводства в ТПУ;
• виды документов ТПУ (входящие, внутренние, исходящие);
• порядок работы с входящими, внутренними, исходящими документами;
• порядок контроля исполнения документов;
• порядок хранения и использования гербовой печати в ТПУ;
• контроль ведения делопроизводства;
• порядок согласования и утверждения документов (в т.ч. Положения о
подразделении, должностные инструкции)
Страница 11 из 63
Руководство по качеству
Порядок прохождения процедуры подписания и согласования
распорядительных документов внутреннего документооборота в части приказов и распоряжений определен в Административном регламенте.
Руководство и контроль ведения делопроизводства в Томском политехническом университете осуществляет общий отдел делопроизводства
В целях оптимизации документооборота университета и обеспечения оперативной работы, ООД осуществляет рассылку распорядительных документов по
основной и административно-хозяйственной деятельности на электронный адрес ответственного за делопроизводство в структурных подразделениях университета. Список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях
университета определён приказом ректора.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных
подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные
сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения.
В целях оптимизации затрат рабочего времени, организации и упорядочения системы документооборота по оформлению командировок, стажировок и повышения квалификации сотрудников ТПУ введен в действие Регламент электронного
документооборота по оформлению командировок сотрудников с использованием
информационно-программного комплекса «Командировки» (ИПК «Командировки»).
Положение о документообороте в ТПУ ДП ТПУ 4.2.3 «Управление документацией»
Положение об организации разработки учебно-методического, нормативнометодического и информационного обеспечения образовательных программ в рамках реализации Программы развития ТПУ
Регламент электронного документооборота по оформлению командировок сотрудников в рамках программы развития ГОУ ВПО «Томский политехнический университет» на 2009 – 2018 годы
4.2.4. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ ПО КАЧЕСТВУ
Управление записями направлено на организацию информационных процессов, обеспечивающих своевременное и регулярное предоставление руководству университета, потребителям и заинтересованным сторонам полной и
достоверной информации, необходимой и достаточной для принятия обоснованных решений.
В соответствии с требованиями ISO 9001:2008 определен перечень обязательных записей в ТПУ, приведенный в ДП 4.2.4 «Управление записями по качеству».
Требования и ответственность работников ТПУ по разработке записей по качеству, их идентификации, передвижению, анализу и актуализации, хранению, защите, восстановлению, передаче в архив и мониторингу установлены в документированной процедуре, номенклатуре дел, а также должностных обязанностях сотрудников, ответственных за делопроизводство в подразделениях