Как составить и сдать расчет по форме 6-НДФЛ

Об НДФЛ, удержанном из доходов физлиц, отчитывайтесь ежеквартально. Для этого составляйте форму 6-НДФЛ. Она утверждена приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. В этом же документе есть электронный формат и порядок заполнения.

В данной рекомендации – подробно о том, как заполнить каждую графу расчета 6-НДФЛ и как сдать отчет в инспекцию.

Форма 6-НДФЛ не отменяет обязанность составлять годовые справки по форме 2-НДФЛ. Отличие справки 2-НДФЛ от формы 6-НДФЛ в том, что справку сдают за каждого человека, а форму – в целом по организации.

Внимание: форму 6-НДФЛ доработали. По обновленной форме отчитывайтесь после того, как изменения вступят в силу

Форма 6-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Осенью 2017 года ФНС обнародовала проект изменений в этот приказ. После того как эти изменения будут утверждены, зарегистрированы в Минюсте и опубликованы, отчитывайтесь на обновленном бланке. Пока поправки не вступили в силу, применяйте прежнюю форму и порядок заполнения.

Кто должен составлять и сдавать расчеты 6-НДФЛ

Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК). Основание, по которому организация или предприниматель признается налоговым агентом (ст. 226 или 226.1 НК), значения не имеет (письмо Минфина от 02.11.2015 № 03-04-06/63268).

Как правило, налоговые агенты по НДФЛ – это работодатели, то есть организации и предприниматели, которые выплачивают доходы по трудовым договорам. Или заказчики – организации и предприниматели, которые выплачивают доходы исполнителям на основании гражданско-правовых договоров.

Если в течение отчетного периода организация (предприниматель) не начисляли и не выплачивали физлицам никаких доходов, не удерживали НДФЛ и не перечисляли налог в бюджет, сдавать расчеты 6-НДФЛ не нужно. В таких случаях организация (предприниматель) не признается налоговым агентом. А сдавать расчеты должны именно налоговые агенты. При этом организация (предприниматель) вправе представить, а инспекция обязана принять нулевой расчет 6-НДФЛ.

Главбух советует: если не сдаете нулевой расчет, направьте в инспекцию письмо о том, что не являетесь налоговым агентом. Это обезопасит от претензий проверяющих и от блокировки расчетного счета.

Не дождавшись расчета по форме 6-НДФЛ, налоговая инспекция может заблокировать расчетный счет компании (п. 3.2 ст. 76 НК). Ведь у нее не будет сведений, являетесь ли вы налоговым агентом или просто забыли подать расчет. Поэтому их лучше предупредить заранее. Письмо составьте в свободной форме.

Если фактических выплат физлицам не было, но зарплата начислялась, то 6-НДФЛ придется сдать. Ведь с признанного дохода нужно исчислить НДФЛ, даже если он еще не выплачен (п. 3 ст. 226 НК). Это обязанность налогового агента, следовательно, начисленную сумму дохода и исчисленную сумму НДФЛ в расчете необходимо отразить.

А как поступить, если доходы были начислены и выплачены только один раз в середине года? Например, во II квартале? В этом случае за I квартал расчет сдавать не надо. Но за полугодие, девять месяцев и за год расчеты сдать придется. Причем в расчете за девять месяцев и за год нужно заполнить только раздел 1. Об этом сказано в письме ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958.

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, расчет 6-НДФЛ нужно сдать по местонахождению каждого такого подразделения (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК). Эта обязанность не зависит от того, наделено обособленное подразделение правом выплачивать доходы сотрудникам или нет.

Какие доходы включать в расчет1

В расчет по форме 6-НДФЛ включайте все доходы, при выплате которых организация признается налоговым агентом. Это зарплата, премии, вознаграждения по гражданско-правовым договорам и другие доходы. Необлагаемые доходы по статье 217 НК в расчете не отражайте. При этом учтите особенность по доходам, которые не облагаете налогом в пределах установленных нормативов (п. 1.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

Доходы иностранцев, которые освобождаются от налогообложения по международным договорам, в форме 6-НДФЛ не отражайте. Информировать налоговые инспекции о таких выплатах нужно в особом порядке. Аналогичные разъяснения есть в письме ФНС от 13.04.2016 № БС-4-11/6417.

Также не нужно отражать в форме 6-НДФЛ доходы сотрудников, которые работают дистанционно на территории иностранного государства. Доходы, которые платят таким сотрудникам, получены от источников за пределами России (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК). Если сотрудник признается налоговым резидентом РФ, то НДФЛ с полученного дохода он уплатит самостоятельно. Организация в этом случае не налоговый агент по НДФЛ. Если сотрудник не является резидентом РФ, то его доход НДФЛ не облагается (п. 2 ст. 209 НК). Такой подход подтвержден письмом ФНС от 27.03.2017 № БС-4-11/5602.

Авансы отражайте в расчете в составе зарплаты. Отдельно их выделять не нужно. Датой получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК). В этот день вы рассчитаете налог со всей зарплаты, включая и ранее выданный аванс. Сумма аванса доходом для целей обложения НДФЛ не признается. Поэтому дату выплаты аванса в разделе 2 не указывайте.

Когда сдавать?

Расчеты по форме 6-НДФЛ сдавайте в следующие сроки:2

• по итогам I квартала – не позднее 30 апреля,
• по итогам полугодия – не позднее 31 июля,
• по итогам 9 месяцев – не позднее 31 октября,
• по итогам года – не позднее 1 апреля следующего года.

Об этом сказано в абзаце 3 пункта 2 статьи 230 НК.

Если последний срок подачи формы 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то расчет сдайте в ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК, письмо ФНС от 21.12.2015 № БС-4-11/22387). Крайние сроки на 2018–2019 годы смотрите в таблице:

Отчетный период Расчет подайте не позднее 2017 год 2 апреля 2018 года I квартал 2018 года 3 мая 2018 года I полугодие 2018 года 31 июля 2018 года 9 месяцев 2018 года 31 октября 2018 года 2018 год 1 апреля 2019 года

Куда сдавать?

Расчеты по форме 6-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК). Как правило, организации представляют такие расчеты в инспекции, где они состоят на учете, по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 НК. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления расчетов по форме 6-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица:

Форму 6-НДФЛ составляйте по каждому обособленному подразделению. Даже если эти подразделения состоят на учете в одной и той же налоговой инспекции